فهرست مطالب
پلمپ دفاتر شرکت
پس از ثبت شرکت تجاری، یکی از اولین اقداماتی که باید انجام شود پلمپ دفاتر قانونی است. انجام این کار ارتباطی با میزان فعالیت شرکت ندارد. یعنی صرف نظر از اینکه شرکت شما در حال حاضر فعال است یا خیر، پلمپ دفاتر باید انجام شود. کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی برای نگهداری و اظهار هزینه ها و درآمدهای روزانه –هفتگی و ماهانه نیازمند به دفاتر رسمی برای وارد کردن حسابهای خود به این دفاتر هستند و دفاتر پلمپ به صورت دفتر پلمپ کل و دفتر پلمپ روزنامه که در صفحات ۵۰-۱۰۰-۱۵۰ برگی می باشد. این دفاتر برای اینکه مورد قبول اداره مالیات قرار بگیرند و قابل استناد باشند باید پلمپ شوند، یعنی باید به امضای نماینده اداره ثبت برسد. این دفاتر از این جهت حائز اهمیت است که مانع هرگونه تقلب و جابجایی ثبت گزارشهای مالی میشود ولی در صورتی که دفاتر قانونی پلمپ نشده باشند برای بازرسان مالیاتی فاقد اعتبار خواهند بود.
راهبران ثبت
پلمپ دفاتر (دفتر پلمپ) چیست؟
در واقع دفاتر پلمپ اشاره به دفاتری دارد که محل ورود اطلاعات مربوط به عملکرد مالی شرکت است. دفاتر پلمپ شرکت حاوی ریز لیست هزینه ها و در آمدهای شرکت است که معیار محاسبه مالیات بر درآمد اشخاص حقیقی یا حقوقی به حساب می آید. بدین معنی که بر اساس قوانین مالیاتی کشور هر شخص موظف است ۲۵% از سود خالص سالانه خود را به عنوان مالیات بپردازد و نحوه محاسبه سود خالص هر شخص یا شرکت از تفریق درآمدها و هزینه های وی حاصل می شود و این هزینه ها و درآمدها در دفاتر پلمپ یافت می شود و توسط ممیز اداره مالیات هر ساله بررسی و بر همین اساس میزان مالیات اشخاص حقوقی یا حقیقی معین می گردد.
پیش از اینکه بتوانید از دفاتر استفاده کنید، نماینده اداره ثبت، دفاتر تجاری شما را مهر، امضا و شماره گذاری میکند. سپس میبایست اظهارنامه پلمپ دفاتر تکمیل شده و به تایید نماینده ثبت برسد. در ادامه دو طرف قیطان دفاتر با مهر وزارت دادگستری ممهور و منگنه میشود به طوری که عملا امکان جابجایی و دست بردن در صفحات وجود ندارد. حالا دفاتر قانونی شما آماده استفاده و ثبت رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی شماست. در پایان سال حتی اگر دفاتر سفید باشند نیز باید تحویل اداره مالیات شوند. به عبارتی میتوان گفت پلمپ دفاتر اجباری است حتی اگر شرکت شما هیچگونه فعالیت اقتصادی نداشته باشد.
راهبران ثبت
انواع دفاتر تجاری دفاتر رسمی
دفاتر رسمی
- دفتر روزنامه: دفتر روزنامه مهم‌ترین دفتر قانونی به شمار می‌رود. این دفتر از جمله دفاتری است که باید پلمپ شود و هر فعال اقتصادی باید به صورت روزانه همه طلب‌ها، بدهی‌ها، مبادلات تجاری و معاملات مربوط به اسناد تجاری از جمله خرید، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت کند.ع لاوه بر این‌ها صادرات، واردات و تنخواه نیز در این دفتر قید میشود. دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد: ۱- دفتر روزنامه عمومی که این دفتر مخصوص ثبت کلیه معاملات و عملیات‌های مالی است. ۲- دفتر روزنامه اختصاصی در این دفتر عملیات مختلف به تفکیک نوع معامله ثبت میشود. دفتر روزنامه عملیات‌های مالی خرید، دفتر روزنامه عملیات‌های مالی فروش دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی یا دریافت‌های نقدی هرکدام دفتر روزنامه اختصاصی به شمار می‌روند.
- دفتر کل: فتر کل یکی دیگر از دفاتر رسمی است که باید پلمپ شود. دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل میشود. دفتر کل همان دفتری است که صورت‌های مالی و مانده‌حساب از آن استخراج میشود. هر حساب در دفتر کل یک صفحه اختصاصی دارد و معاملات ثبت‌شده در دفتر روزنامه باید حداقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعیین نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر کل منتقل شود.
- دفتر دارایی: در حال حاضر دفتر دارایی وجود ندارد و این دفتر جزو دفاتری که باید پلمپ شوند نیست. دفتر دارایی دفتری است که فعال اقتصادی هر ساله، لیست کامل دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و طلب‌ها را ریز به ریز در آن وارد میکند.
- دفتر اندیکاتور (دفتر کپیه): دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب هایی که صادر می نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن ها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید. این دفتر نیز پلمپ نمی‌شود.
دفاتر غیر رسمی
- دفتر معین: دفتر معین جزو دفاتر قانونی غیررسمی است و کاربرد آن مجزا کردن حسابهای دفتر کل است. از دفاتر معین برای استخراج اطلاعات جزیی از دفتر کل استفاده میشود. دفاتر معین به سه دسته
۱- دفتر معین بدهکاران
۲- دفتر معین بستانکاران
۳- دفتر معین اموال
تقسیم بندی میشود.
راهبران ثبت
موارد کاربرد پلمپ دفاتر
علاوه بر اینکه برای دریافت کد اقتصادی نیازمند پلمپ دفاتر هستید، برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج دارند. برای مثال برای دریافت کارت بازرگانی و اظهارنامه مالیاتی، همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.
راهبران ثبت
اهمیت تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی
همه فعالان حقیقی و حقوقی در عرصه کسب و کار طبق قانون موظف هستند صورت فعالیت های خود را در هر سال مالی تنظیم و آن را برای محاسبه مالیات تکلیفی در اختیار سازمان امور مالیاتی در استان محل استقرار شرکت/موسسه قرار دهند. دفاتر قانونی به دفاتر روزنامه و کل و مشاغل اطلاق می شود که هر مجموعه اقتصادی که مشمول قانون مالیات مستقیم است بایستی روند مالی خود را در این دفاتر پلمپ شده ثبت کرده و نگهداری کند. حتی پس از صدور برگه تشخیص و پرداخت مالیات و دریافت مفاصا حساب نیز بهتر است دفاتر نگهداری شود. اگر هزینه های شما در دفاتر، برای ممیزان مالیاتی مورد قبول واقع شود و خود اظهاری شما هم به منطبق با اسناد و مدارک قانونی صورت بگیرد و طبق ضوابط باشد، دفاتر قبول و در غیر این صورت مشمول مالیات علی الراس هستید. پس باید به تنظیم صحیح دفاتر قانونی توجه کرد. هر اشتباهی منجر به خسارت های جبران ناپذیر برای مودی مالیاتی خواهد شد.
دفاتر قانونی صاحبان کسب و کار های مشمول مالیات، طبق ماده ششم قانون تجارت شامل: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه است. طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، اگر این دفاتر طبق مقررات قانون تجارت تنظیم و تحریر ونگهداری شود، بین تجار و امور تجاری سندیت خواهد داشت و در غیر این صورت اعتباری ندارد (علیه صاحب آن معتبر خواهد بود).
راهبران ثبت
مدارک مورد نیاز جهت اخد پلمپ دفاتر
اشخاص حقیقی
- کپی کارت ملی
- کپی شناسنامه
اشخاص حقوقی
- کپی کارت ملی همه اعضای هیئت مدیره
- کپی شناسنامه همه اعضای هیئت مدیره
- آگهی تاسیس یا آگهی آخرین تغییرات آدرس شرکت
- فرم تکمیل‌شده اظهارنامه پلمپ
هزینه های لازم برای پلمپ دفاتر قانونی بعد از تایید کارشناس مربوطه مشخص و دفاتر پلمپ شده بعد از پرداخت اینترنتی هزینه پلمپ دفاتر از طریق پست پیشتاز برای متقاضی ارسال میشود.
آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال مالی بعدی، اسفند ماه هر سال است. هم‌زمان با این اقدام باید برای پلمپ دفاتر سال مالی بعد نیز اقدام کنید و تا قبل از پایان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحویل دهید. این امر در مورد شرکت‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده‌اند نیز صادق است. در واقع عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته است و نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت کرد. از طرفی عدم فعالیت شرکت باید در ۴ ماه اول سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین شده اعلام شود و خارج از این بازه شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد.
راهبران ثبت
نحوه پر کردن دفاتر پلمپ به چه صورت است؟
مودیان مالیاتی باید اطلاعات معاملات و هر رویداد مالی و محاسباتی را در دفتر روزنامه و کل به قید تاریخ وقوع خود درج و نگهداری کنند. هر نوع درآمد و هزینه و فروش دارایی های قابل استهلاک طبق مقررات بایستی ثبت شده حتی اگر طبق ماده یازده آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، از روش های الکترونیکی برای ثبت استقاده شده است. توجه داشته باشید که هر نوع اشتباه حسابداری که در تنظیم صورت های مالی شرکت/موسسه رخ دهد و طبق استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال مالیاتی اصلاح و مستندات ضمیمه شود، به اعتبار دفتر خدشه ای وارد نخواهد کرد. طبق ماده ۱۱ قانون تجارت، کلیه مودیان مشمول مالیات تکلیفی موظف هستند تا همه یا بخشی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه خود را تحت یک شماره ردیف در دفاتر ثبت کنند. مگر این که در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن را قید و مستند به مدارک الحاقی کنند. اگر اقلام درآمدی و هزینه ای و خرید و فروش و درامد و خرید و فروش دارایی قابل استهلاک هم مستند به مدارک باشد، پس از ثبت موارد در دفاتر مشاغل، مستندات به ترتیب شماره ردیف دفتر نگهداری شود. به گونه ای که ممیزان مالیاتی بتوانند آن ها را بررسی و راستی آزمایی کرده و مورد قبول آن ها واقع شود.
- اگر دفاتر روزنامه و دفاتر کل نگهداری شود، کلیه معاملات و رویداد های مالی و محاسباتی مربوطه باید در همان روز وقوع، حسب مورد ثبت شود.
- در موراد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمد ها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز وقوع، حسب مورد ثبت شود.
- طبق تبصره های قانون تجارت، تاریخ درج شده در مدارک یا فاکتور خرید و فروش شرکت /موسسه، ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی شود. اگر انجام این اعمال با توجه به روش و رفتار سازمانی و اتوماسیون شرکت /موسسه نیاز به انجام تشریفات اداری است، فاصله ایجاد شده بین تاریخ فاکتور و ثبت دفتری آن، تاخیر تلقی نخواهد شد و از نظر دارایی، قابل قبول است.
- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به قصد سوء استفاده نباشد، تا ۱۵ روز به تشخیص اداره مالیاتی قابل قبول بوده و بیش از پانزده روز نیز به تشخیص هیات ۳ نفری که موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم است، خللی در قانونی بودن دفاتر وارد نمی کند.
- اگر شرکت یا موسسه شما تازه تاسیس شده است، تاخیر در ثبت دفتری هزینه ها تا ۳۰ روز از زمان ثبت شرکت مجاز است.
- طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید نهایتا تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
- طبق ماده ۱۵ قانون تجارت، شرکت/موسسه ای که دارای شعب در سطح کشور هستند با نظر به روش حسابداری خود، خلاصه عملیات شعب را اگر دارای دفاتر پلمپ شده هستند، سالی یک بار تا قبل از بستن حساب ها در دفاتر مرکز ثبت کنند.
- طبق ماده ۱۶ قانون تجارت، تاخیر امضا و پلمپ دفاتر مشروط به این که تا تاریخ امضا و پلمپ، هیچ عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند.
- مودیان مالیاتی بایستی دستورالعمل کار با نرم افزار های مالی خود را در اختیار ماموران رسیدگی کننده مالیات جهت صدور برگه تشخیص قرار داده و مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند بایستی هر ۹۰ روز یک بار، خلاصه عملیات را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به سازمان مالیاتی تسلیم کنند.
- مودیان مالیاتی مکلف هستند که خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را هر یک از سه ماهه اول تا سه ماهه سوم هر سال مالی را حداکثر ظرف ۳۰ روز پس از پایان سه ماهه سوم، به تسلیم اداره امور مالیاتی کرده و برای سه ماهه چهارم نیز تا تاریخ انقضا مهلت تسلیم اظهارنامه فرصت دارند.
- تحریر دفاتر قانونی با مداد یا هر ابزاری که به سهولت قابل محو شدن باشد، ممنوع بوده و موجب رد شدن دفاتر قانونی خواهد شد.
- برای ثبت رویدادهای مالی هر سال مالی، باید از دفاتر همان سال مالی استفاده کرد و ثبت رویدادهای ۲ سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
- دفاتر بایستی دستی نوشته شود نه رایانه ای.
- اگر در شرکت شما از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویداد هر روز باید در همان روز به ترتیب وقوع قید شود.
- اگر دفاتر قانونی از پلمپ خارج شود، موجب رد دفاتر قانونی است.
- اگر یک یا چند برگ شماره گذاری شده دفاتر قانونی، کسر شود، موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
- اگر یک یا چند رویداد در دفاتر ثبت نشود و توسط ماموریت دارایی احراز شود، موجب رد دفاتر خواهد بود.
- اگر تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه قید شود موجب رد دفاتر خواهدشد.
- اگر تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطر ها درج شود، دفاتر رد می شود.
- پاک کردن بخشی از دفاتر به منظور سؤء استفاده، باعث رد دفاتر می شود.
- اگر بخشی از دفاتر با جای سفید غیر معقول مواجه شود که مصداق سوء استفاده باشد، موجبات رد دفاتر قانونی را فراهم می کند. اما سفید بودن برای ثبت تراز افتتاحی، موجب رد دفاتر نمی شود. هم چنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر، در آخر هر روز یا هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف باشند و قسمت سفید مانده، با خط بسته شود، موجب رد دفاتر نمی شود.
- اگر حساب های نقدی و بانکی شما بستانکار شود، موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
- اگر تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و کل بیش از حد مجاز باشد، موجب رد دفاتر می شود.
- اگر رویداد های مالی به ترتیب وقوع به صورت اشتباه درج شود و در دفاتر همان سال مالی اصلاح نشود، موجب رد دفاتر خواهد بود.
- عدم تسلیم یک یا چند دفتر قانونی شرکت حتی اگر سفید باشد، موجب رد دفاتر خواهد بود.
- عدم انطباق مندرجات دفاتر قانونی شرکت با اطلاعات موجود در اتوماسیون مالی شرکت، موجب رد فاتر قانونی شرکت خواهد شد.
- ثبت کلیه هزینه ها و درآمد های غیر واقعی در دفاتر به شرط احراز آن موجب رد دفاتر قانونی از سوی ماموران اداره مالیاتی خواهد بود.
پس از صدور سند کل، می توان گزارش دفاتر قانونی را استخراج کرد و بر اساس آن، دفتر روزنامه تحریر شود. برای این منظور از نرم افزرهای حسابداری، این سند را استخراج کنید. لازمه تهیه گزارشات قانونی دفاتر روزنامه و دفتر کل، سند کل است. سند کل، یک سند فرضی بوده که اطلاعات چند سند حسابداری برای یک بازه زمانی مشخص را تجمیع می کند و در فهرست اسناد حسابداری شرکت قابل مشاهده نخواهد بود.
پلمپ دفاتر نیازمند آشنایی با نکات حقوقی بسیاری میباشد که در صورت اشتباه ضررهای مالی زیادی را متوجه شما مینماید. لذا شما میتوانید جهت ثبت درخواست پلمپ دفاتر خود با تکمیل فرم زیر و یا ارتباط با کارشناسان خبره ی راهبران ثبت، انجام این امور را به ما بسپارید.
